wissensmanagement mit evernote

Wissensmanagement mit Evernote: Wie Du Dein Social Media Wissen verwalten kannst.

Wissensmanagement mit Evernote hat zunächst einmal vordergründig nichts mit dem Marketing für Dein lokales Geschäft zu tun. Aber für jeden, der ernsthaft ein Unternehmen führt, empfehle ich die Nutzung. Denn Du wirst viele Informationen organisieren müssen, um aktuell und auf dem Laufenden zu bleiben.

2005 trat Evernote in meinen Fokus als Wissensmanagement-Werkzeug. Damals war es noch blau statt grün, es gab noch nicht den Elefantenkopf als Logo und es hatte ein wirklich neuartiges Bedienungskonzept. So neuartig, dass es nach kurzem Test erst mal von der Festplatte flog. Während dieser Zeit experimentierte ich mit OneNote von Microsoft. Das war aber so wunderbar bunt und vielfältig, dass ich mich darin buchstäblich verzettelte. Ich fand die gesammelten Infos nicht wieder! Auch Google Notebook (gibt es nicht mehr) gab ich eine Chance, doch so richtig warm wurde ich auch hier nicht.

Also wieder zurück zu Evernote. Ein Schritt, den ich bis heute nicht bereut habe und durch die Importfunktionen für Google Notebook und OneNote erheblich erleichtert wurde.

Alter Screenshot von Evernote

So sah Evernote ursprünglich einmal aus

Soviel also zur Vorgeschichte. Mittlerweile verwalte ich mit Evernote (Stand 28. Dezember 2015) 16223 Notizen. Die Datenbank ist 10,8 GB groß und trotzdem finde ich gesuchte Informationen innerhalb kürzester Zeit, meist in weniger als einer halben Minute. Für meine tägliche Arbeit ist das Wissensmanagement mit Evernote ein unersetzliches Werkzeug. Im Laufe der nun rund zehn Jahre hat sich das Programm seitdem ständig weiterentwickelt. Es ist dabei immer besser geworden. Und ich habe viele Erfahrungen damit gemacht, die ich heute mit Dir teilen möchte. Dieser Beitrag ist übrigens auch in Evernote (vor-)geschrieben, doch dazu mehr in Tipp 10.

Tipp 1 – Viel hilft viel!

Normalerweise gilt ja das Gegenteil von „viel hilft viel“. Doch bei Evernote sollte man sich für das Anlegen von Notizen keine Beschränkungen auferlegen. Die Datenbank schafft das schon. Das Programm wird nicht langsamer. Und wenn man viele verschiedene Informationen sammelt, ergeben sich in den Suchergebnissen immer wieder spannende Kombinationen von Ideen, Informationen und Themen, an die man so nicht gedacht hätte, die aber genau der Auslöser für den nächsten Blogbeitrag oder die nächste Idee für einen Kunden sein können. Im Englischen gibt es dafür den Begriff „Serendipity“ und Evernote ist perfekt dafür.

Um Serendipity-Effekte zu provozieren, mische ich auch munter geschäftliche und private Inhalte und verzichte auch auf das Löschen von Notizen. Denn ich weiß: Evernote schafft das. Und man weiß nie, wozu man eine bestimmte Information noch mal gebrauchen kann. Zudem kostet das Löschen Zeit, die aufzubringen man sich sparen kann. Einzig, wenn ich feststelle, dass ich einmal etwas doppelt geclippt habe, wird nach Prüfung auch mal eine Notiz gelöscht.

Tipp 2 – Notizen nur grob in Notizbücher sortieren

Anders als bei den Notizen selbst empfehle ich bei den Notizbüchern eher Sparsamkeit. So muss man sich nicht den Kopf zerbrechen, in welchem Notizbuch eine Information besser aufgehoben ist. Die Zuweisung zu bestimmten Themen kann man wesentlich besser mit Schlagwörtern vornehmen. Warum? Eine Notiz kann sich (ohne dass man sie kopiert) nicht in mehreren Notizbüchern befinden. Kopiert man aber eine Notiz, so kann dieses zu ungleichen Inhalten führen, wenn später diese Notiz bearbeitet wird. Schlagwörter kann man aber beliebig viele vergeben – und da man durch Klick auf ein Schlagwort ebenfalls alle darunter befindlichen Notizen angezeigt bekommt, ist dies der effizientere Weg der Informationsverwaltung.

Ein Beispiel: Ich habe ein Notizbuch „Social Media“. Darin befinden sich alle Clippings und alle eigenen Notizen zum Thema. Die Notizen sind aber alle verschlagwortet, beispielsweise mit „facebook“ oder mit „pinterest“. Hätte ich die Notizbücher „Facebook“ und Pinterest angelegt, hätte ich ein Problem zu entscheiden, wo ich einen Fachbeitrag zum Vergleich der Möglichkeiten, Facebook und Pinterest für das Marketing kleiner Unternehmen einzusetzen, ablegen möchte.

Jede Evernote-Notiz hat einen eindeutigen internen Link. Wenn ich also eine Themensammlung anlegen möchte, erstelle ich eine Art „Meta-Notiz“ in der ich die Links zu den Notizen hineinkopiere. Auf Klick kann ich dann alle gesammelten Notizen aufrufen. Brauche ich für ein Recherche-Projekt nur wenige Notizen, so ziehe ich diese in den Favoriten-Bereich. Ist dann beispielsweise der Blogbeitrag verfasst, werden sie dort wieder gelöscht.

Tipp 3 – Den Webclipper verwenden

Screenshot vom Evernote Webclipper

Den Webclipper gibt es als Plugin für Chrome und Firefox

Für alle wichtigen Browser gibt es ein sehr empfehlenswertes Plugin: Den Webclipper. Einmal installiert, ist es mit dem Webclipper möglich, markierte Teile oder ganze Webseiten per Click in Evernote abzuspeichern. Dabei ist das Plugin so „intelligent“, dass es meist das passende Notizbuch vorschlägt. Und auch Schlagwörter kann man direkt vergeben. Zudem werden – sofern vorhanden – ähnliche Notizen angezeigt. Außerdem verwende ich auch noch „Clearly“, eigentlich ein Plugin, um Websites ohne störendes Drumherum in klarer Schrift lesen zu können. Aber mit einer Schnittstelle zu Evernote. Clearly bietet die Möglichkeit, Textstellen wie mit einem Textmarker hervorzuheben und dieses auch an Evernote zu übergeben. Diese Funktion bietet Evernote inzwischen endlich auch, aber ich finde es ganz praktisch, das direkt beim ersten Lesen machen zu können.

Besonders interessant ist, dass geclippte Beiträge grundsätzlich automatisch mit der Ursprungs-URL verknüpft werden, der Inhalt der Webseite aber quasi „eingefroren“ wird. Für das ordentliche Zitieren einer Quelle ist diese automatische Funktion ausgesprochen hilfreich, denn oft genug vergisst man beim Kopieren einer Information, woher diese stammt.

Tipp 4 – Clever clippen!

Screenshot aus Zeit Online

Beitrag auf einer Seite anzeigen lassen

Viele Beiträge von den großen Medienhäusern wie Spiegel Online oder Die Zeit splitten ihre längeren Beiträge in mehrere Seiten auf. Für das Clippen in Evernote ist dieses aber eher unpraktisch. Zwar kann man mehrere geclippte Seiten auch nachträglich in Evernote wieder zusammenfügen, ich habe es aber lieber gleich aus einem Guss, um so wenig Zeit wie möglich in die Nachbereitung stecken zu müssen. Oft bieten Websites die Möglichkeit, den Beitrag auf einer Seite anzeigen zu lassen. Diesen Link wähle ich dann vor dem Clippen in der Regel aus. Wenn dieses nicht angeboten wird, gibt es oft einen Link „Drucken“. Zwar aktiviert ein Klick darauf das Druckfenster, im Hintergrund öffnet sich aber in der Regel der Beitrag in einer langen Seite. Dann im Druckfenster einfach auf „Abbrechen“ klicken und anschließend auf das Symbol des Webclippers.

Tipp 5 – Schlagwörter rocken!

Zugegeben, bei der fantastischen Volltextsuche von Evernote bin auch ich manchmal etwas faul, einen Beitrag mit passenden Schlagwörtern zu versehen. Dabei bieten sie die schnellste Möglichkeit, alle verfügbaren Infos zu einem Thema (= Schlagwort) auf einen Schlag anzeigen zu lassen. Außerdem erhält man über die kleine Zahl hinter dem Schlagwort sofort die Info, wie viele Notizen damit versehen wurden. Wenn man vor dem Anklicken der Schlagwörter die Steuerungstaste gedrückt hält, kann man auch mehrere Schlagwörter auswählen und erhält so nur die Beiträge, die alle gewählten Schlagwörter enthalten. Somit kann man sich sicher sein, auch bei sehr vielen Notizen schnell die gewünschte Information zu erhalten. Wann das wichtig sein kann? Beispielsweise erinnere ich mich vielleicht nur noch dunkel, dass ich vor Monaten einmal einen Beitrag zum Thema Archäologie und Social Media geclippt habe. Ich kann mich aber nicht mehr erinnern, worum es genau ging (da würde die Volltextsuche helfen) und in welchem Notizbuch das Clipping gelandet ist. Habe ich aber brav Schlagwörter vergeben, so finde ich genau diesen Beitrag mit nur zwei Klicks!

Tipp 6 – Einsatz temporärer Schlagwörter

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Temporäre Schlagwörter mit Hashtags versehen

Wenn ich gerade an einem Blogbeitrag oder an einer Präsentation arbeite, so greife ich natürlich intensiv auf meine Clippings und Notizen in Evernote zurück. Um die aus der Volltext- oder Schlagwortsuche gefundenen Notizen für das aktuelle Projekt zu sammeln, nutze ich spezielle Schlagwörter. Angeregt durch #Hashtags stelle ich dem Schlagwort für das aktuelle Rechercheprojekt immer ein # voran. Selbst wenn das Schlagwort mit „Z“ beginnt, wird es so immer zum Beginn der Schlagwortliste angezeigt. Habe ich die Notiz gelesen oder verwertet und brauche sie nicht mehr, so kann ich sie einfach durch Löschen des Schlagworts aus der Sammlung löschen.

Tipp 7 – Automatisch überwachte Ordner

Es gibt Informationen, die möchte ich gern automatisch in Evernote verfügbar haben. Beispielsweise lade ich mir regelmäßig die neueste Ausgabe des Suchradar herunter. Das ist ein online Magazin zum Thema Suchmaschinenoptimierung. Diese PDF-Dateien lade ich direkt in einen Ordner auf meinem Server, den ich SEO genannt habe. Dieser Ordner wird von Evernote überwacht und automatisch wird das PDF-Dokument in das entsprechende Notizbuch in Evernote geladen und eine Notiz erstellt. Das hat den Vorteil, dass nun dieses Dokument für die Volltextsuche in Evernote zur Verfügung steht. Natürlich könnte ich auch erst das PDF-Dokument in den Download Ordner oder auf den Desktop herunterladen, dann per Hand eine Notiz im Notizbuch „SEO und Adwords“ erstellen und das PDF auf die leere Notiz ziehen. Aber automatisch ist schneller und kann ich auch nicht vergessen.

Tipp 8 – Premium-Nutzung

Anfangs habe auch ich die kostenfreie Version von Evernote genutzt, doch seit einigen Jahren bin ich auf Premium umgestiegen. Das lag vor allem daran, dass ich mit dem monatlichen Upload-Kontingent nicht auskam. Inzwischen schätze ich aber nicht nur die beschleunigte Indizierung der PDF-Dokumente sondern auch die automatische Versionierung, das Suchen in eingebetteten Office-Dokumenten, das Offline-Arbeiten auf meinem Tablet und den wirklich schnellen Support, den man erhält, wenn man Premium-Nutzer ist.

Tipp 9 – Infos auch handschriftlich, per Stimme oder als Foto!

Ein Feature, das von Vielen vergessen wird, ist das Anlegen von handschriftlichen Notizen, Fotonotizen oder von Audionotizen. Während Audionotizen (natürlich?) (noch?) nicht per Volltextsuche gefunden werden können und hier eine ordentliche Verschlagwortung sehr wichtig ist, ist die Handschrifterkennung von Evernote wirklich gut und funktioniert sogar in Fotos, die in Evernote eingefügt werden.

Wie kommen die handschriftlichen Notizen am einfachsten in Evernote? Ich nutze vornehmlich zwei Verfahren: Einerseits besitze ich einen sogenannten Livescribe Pen, der eine direkte Schnittstelle zu Evernote besitzt. Wenn ich meine Mitschriften (beispielsweise von Beratungsgesprächen) mit dem Pen an meinen Rechner übertrage, schicke ich die Seiten direkt an Evernote weiter. Ich habe ein Notizbuch „Kunden“, die Feinsortierung geschieht über den Kundennamen als Schlagwort. Außerdem bin ich sowieso begeisterter Moleskine-Notizbuch-Fan. Seit es ein Evernote Moleskine gibt, mache ich Mitschriften beispielsweise auf Barcamps am liebsten darin. Aus der Evernote-App mit dem Smartphone oder Tablet fotografiert, ist auch dieser Weg sehr umstandsarm.

Tipp 10 – Evernote als Schreibblock

Evernote Premium bietet eine praktische Versionierung der Notizen

Evernote Premium bietet eine praktische Versionierung der Notizen

Gerade dann, wenn man viele verschiedene Texte erstellt, kann es hilfreich sein, diese direkt in Evernote zu erstellen und nicht erst den Umweg über Word zu gehen. So ist es vorstellbar, Notizbücher direkt für verschiedene Auftraggeber anzulegen und die Texte dort zu verfassen. Oder man bereitet seine Blogbeiträge und Gastbeiträge in Evernote vor. Ich habe aber auch schon gelesen, dass es Menschen gibt, die in Evernote ganze Bücher verfassen (obwohl ich dafür das Programm Scrivener bevorzuge – doch das wäre jetzt wohl einen eigenen Beitrag wert). Aber nicht nur wegen der Verwaltung der Texte (und dem Wiederauffinden) lohnt sich das Schreiben in Evernote, sondern besonders auch deshalb, weil man sich um das Speichern nicht mehr kümmern muss. Für Premium-Nutzer gibt es aber noch eine Besonderheit: Evernote legt mehrfach am Tag eine Kopie von allen Notizen an, die sich seit der letzten Überprüfung im System geändert haben. Man kann sich die vorangegangenen Versionen anzeigen lassen und so zum Beispiel eine versehentlich gelöschte Textstelle wiederfinden.

Tipp 11 – Wissensmanagement mit Evernote lohnt sich!

Es lohnt sich, sich mit allen Feinheiten der Programmbedienung auseinander zu setzen. Für jeden Nutzer machen andere Einstellungen Sinn. Diese findet man aber nur, wenn man sich einmal intensiv mit den Einstellungen auseinander setzt. So kann man seinen Workflow optimieren und spart im Nachgang viel Zeit. Ich war beispielsweise lange blind für die beiden Vor- und Zurück-Pfeile, die sich in der Icon-Leiste verbergen und die ungemein praktisch sind, wenn man eine Notiz in Evernote verfasst aber zwischendurch etwas nachschlagen möchte und sich darum eine oder mehrere andere Notizen anschaut. Mit nur wenigen Klicks gelangt man zum eigenen Dokument zurück.

Oder wenn man Evernote zum Vorschreiben von Blogbeiträgen nutzt, kann man sich am unteren Fensterrand über Menü -> Darstellung -> Statusleiste anzeigen jederzeit einen Überblick über die bereits geschriebenen Wörter und Zeichen verschaffen.

Fazit – Evernote ist ein Top-Wissensmanagement-Werkzeug

Über die Jahre hat sich Evernote einen festen Platz in meinem Workflow verschafft. Neben den hier vorgestellten Tipps gibt es noch viele weitere Möglichkeiten, Evernote als Recherche-Instrument einzusetzen. Wer Wert darauf legt, sein Evernote automatisiert mit Inhalten zu bestimmten Themen zu bestücken, kann mal einen Blick auf die vielen Evernote-„Rezepte“ werfen, die es bei IFTTT gibt. Wenn Du also Evernote noch nie verwendet hast (oder – so wie ich – schnell wieder gelöscht hast, weil sich die Benutzung etwas ungewohnt anfühlte), empfehle ich, dem Programm auf jeden Fall eine Chance zu geben. Mit der kostenfreien Version kommt man möglicherweise sogar aus und auch sonst ist der Preis für die jährliche Lizenz überschaubar. Wer von Anfang an die Premium-Funktionen testen möchte, folgt meinem Evernote-Link.

Nachtrag vom 2. Mai 2016

Seit letzter Woche gibt es die neue Version 6.0 von Evernote. Wenn Du die Übersicht aller Notizen vermisst (so wie ich), dann klicke einfach auf „Notizbücher“ links in der Seitenleiste, dann erhältst Du die gewohnte chronologische Abfolge Deiner Notizen. Ist nicht unbedingt intuitiv, aber entschlackt die Oberfläche.

Über den Autor Birgit Schultz

Mein Name ist Birgit Schultz und ich bin Marketing-Beraterin und Social Media Expertin. Seit 1993 bin ich im Marketing tätig und seit 2003 selbstständige Marketing-Beraterin. Mein persönliches Motto lautet, "Wissen wird mehr, wenn man es teilt". Auf Marketing-Zauber zeige ich Dir, wie Du Dein lokales Unternehmen sowohl im Internet als auch im "echten Leben" bekannter machen kannst, um mehr Kunden zu gewinnen.

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